Kézzel állít ki számlát? Akkor figyeljen erre a fontos júliusi határidőre!

Pénzügyek2018. feb 20.Növekedés.hu

Új világ köszönt be idén július 1-én a számlázásokat illetően. A második félév kezdetétől ugyanis azokat a számlákat, amelyekben az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot öt munkanapon, míg a félmillió felettieket 24 órán belül jelenteni kell a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV). Méghozzá elektronikusan, az adóhatósággal összekötött számlázó programon keresztül. Aki ezt elmulasztja, az súlyos, akár milliós bírságot kaphat. A változás értelmében a legalább 100 ezer forintos áthárított áfás ügyleteket kötők már nem számlázhatnak kézzel, tömb helyett a számlázó programba kell bevinniük az egyes tételeket. Az online adatszolgáltatás bevezetésének és az adatokat kezelő rendszer kialakításának célja az adócsalások visszaszorításával a gazdaság további fehérítése. Ezt egészíti ki a NAV szolgáltatásaként az ingyenes online számlázó funkció. A fejlesztéssel nagy mennyiségű számlaforgalom válik láthatóvá és követhetővé a NAV számára, így hatékonyabb lehet a kockázatkezelés és jelentősen emelkedhetnek az áfa-bevételek. A július 1-jén hatályba lépő szabály nemcsak a hazai, hanem azokra a külföldi vállalkozásokra is érvényes, amelyek Magyarországon regisztráltak az áfában. Csak azoknak nem kell kidobniuk a számlatömbjüket és átállniuk elektronikus számlázásra, akik kizárólag adómentes vagy áfa-körön kívüli tevékenységet végeznek, vagy egyetlen számlájuk sem éri el az áfa-határértéket. Ha azonban ennek ellenére mégis váltanak – mert így kényelmesebb, unják már a számlák kitöltögetését, a pecsételgetést, vagy csak az élet más területeihez hasonlóan a számlázást is online szeretnék intézni –, már az első jelentendő számla kibocsátásától kezdve adatot kell szolgáltatniuk a NAV-nak. A 100-500 ezer forint közötti áfa-tartalmú számlákról öt, az 500 ezer forint felettiekről pedig egy munkanapon belül kell jelentést küldeni. „Önkéntes” váltók jellemzően a katás egyéni vállalkozók lehetnek, akik áfa nélküli számlákat állítanak ki. Ha ezt a jövőben már számlázó programmal teszik, akkor azt július 1-jétől csakis olyannal tehetik meg, amely a számla kötelező adattartalmát azonnal, de legfeljebb 24 órán belül elektronikus úton továbbítja az adóhatóságnak. Ahhoz, hogy a vállalkozónak elektronikus kapcsolata legyen az adóhatósággal, először regisztrálnia kell, ami magában foglalja a számlázó program regisztrációját is, így azt nem kell külön bejelenteni. (Az adóhatóság 2017. július 3-ától indított egy tesztoldalt a számlák elektronikus továbbításával kapcsolatban, ahol további információk is rendelkezésre állnak.) Könnyebbséget jelent a számlázó programra regisztrálónak, hogy amellett a belföldi összesítő jelentést sem kell majd elkészítenie az általa kiállított számlákról.

A jövőben csak olyan számlázó programot lehet majd használni, amelyben

  • a számlák tartalmaznak minden törvényben előírt adatot,
  • kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítanak,
  • nincs lehetőség a számlák törlésére, visszadátumozására,
  • biztosított a számlák sérthetetlensége és olvashatósága,
  • van felhasználói dokumentációja,
  • van benne „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás,”
  • július 1-jétől pedig online adatszolgáltatás funkció.
Súlyos anyagi következményekkel számolhat az, aki nem tartja be az előírásokat, nem időben szolgáltat adatokat a NAV-nak, vagy olyan programmal kiállított számlát bocsát ki, amelyet nem regisztrált (utóbbi esetben a számla befogadója is vétkesnek bizonyulhat).
Mindezekért a számla kibocsátóját akár 1 millió forintra is bírságolhatják, míg a számlát befogadó vállalkozás elveszítheti az áfa-levonási jogát. Szakemberek szerint minden vállalkozásnak jól felfogott érdeke, hogy átálljon a kézi számlázásról elektronikusra. Akár félmillió forintot is megtakaríthat ugyanis egy átlagos hazai vállalkozás, ha áttér a szoftveres adatszolgáltatásra – állapította meg az LLP Hungary legalább száz, legfeljebb ezer bejövő számlát kezelő cégek megkérdezése alapján elkészített felmérése. Emellett rengeteg időt spórolhat meg a vállalkozó azzal, ha nem kézzel töltögeti ki a számlákat, miközben automatizálni lehet folyamatokat, a kimutatásokat is könnyebb lekérésekkel megoldani, mint egyesével, kézírásból digitalizálni, nem kell külön táblázatokat vezetni. Ugyanakkor a könyvelőknek is előnyös lehet, ha ügyfelük vált. Emiatt ugyanis az ő manuális munkájuk is lényegesen csökkenhet, így több idejük maradhat az érdemi könyvelésre azáltal, hogy az ügyfeleik által kiállított és feltöltött számlákat, továbbá a banki tranzakciós adatokat egyszerűen exportálhatják. További előny, hogy egy felületen, naprakészen – a legmagasabb bankbiztonsági előírásoknak megfelelve – elérhetik a könyvelt ügyfél napi pénzügyeit, közvetlenül bekészíthetik az adó- és bérjellegű utalási tételeket, amelyek pénzügyi rendezéséről is tájékozódhatnak, s ki tudják küszöbölni a tartalmi és formai hibázást, annak köszönhetően, hogy véleményezni tudják a költség- és a kiállított számlákat.