Hat jó tanács, hogy kezelni tudja a levelezését

Az e-mail vitathatatlanul a modern kor egyik legsikeresebb vívmánya, de elektronikus üzenetekből ma már szinte kezelhetetlenül sok érkezik, és egy átlagos munkanap harminc százalékát teszi ki az elektronikus levelezés kezelése. Egy jól átgondolt rendszerezéssel sok időt megspórolhatunk, ezért érdemes néhány jól bevált stratégiát követni. A munkanapok sokszor kezdődnek olvasatlan levelek tucatjaival, és a levelezés kezelése egy átlagos alkalmazott munkaidejének közel egyharmadát emészti fel. Rengeteg időt lehet tehát megtakarítani, ha következetesen egy átlátható rendszert viszünk be a sok e-mail kezelésébe. 1. Első feladat a felesleges üzenetek gyors kiválasztása. A régi, illetve szükségtelen leveleket törölni, vagy archiválni tudjuk. 2. El kell dönteni, mit tartandó meg a sok promócióból, amit zömében sose nyitunk meg, vagy azokból a szponzorált tartalmakból, amikre mindenképp fel kellett iratkoznunk tíz évvel ezelőtt, de ma már nem aktuálisak. 3. Miután nemcsak töröltük, de le is iratkoztunk a felesleges hírlevelekről, a levelek kategorizálása a következő lépés. Például az egyik legelterjedtebb online tárhely a G-mail rendszerében a levelezést címkék szerinti csoportosítása: munkahelyi, személyes, utazás, egyéb. 4. Ha nem kívánunk bajlódni azzal, hogy minden levél végére odabiggyesszük aláírásunkat, akkor választatjuk azt az lehetőséget is, hogy egy előre megírt szöveget használunk, amelyet ha beállítunk, minden e-mail végére odakerül. 5. Arra is van lehetőség, hogy beállítsunk egy előre megformált sablon e-mailt, amelyet a rendszer automatikusan elküld, ha valaki írt nekünk, de épp nincs lehetőség az azonnali válaszra. 5. Az amerikaiak közel fele olyan nyomást érez a megválaszolatlan e-mailek láttán, hogy még a fürdőszobában is levelezésüket ellenőrzik. Annak érdekében, hogy ne hagyjunk egyetlen fontos levelet sem megválaszolatlanul, válasszuk ki azt az alkalmazást, amely felajánlja, hogy értesítést ad, ha a címzett elolvasta a beérkező levelét. 6. Az elektronikus levél egy hatékony eszköz a mindennapokban, ugyanakkor, könnyedén válhat hátráltató tényezővé, ha elveszítjük az irányítást, és túl sok energiát szentelünk a postafióknak. Ennek elkerülésére próbáljuk meg felmérni, valójában mennyi időt visz el a munkanapból a levelezgetés, és ha túl soknak bizonyul, változtassunk.