Július 1-től majdnem minden számlát jelenteni kell

A számlatömbből számlázó vállalkozások a számlaadatok jelentését manuálisan – a NAV Online Számla rendszerébe “bepötyögve” kötelesek megtenni (ráadásul elég szoros határidőn belül), viszont online számlázó programot használva a számlázó rendszer megteszi ezt helyettünk.

Ennek előfeltétele, hogy a felhasználó összekösse online számlafiókját a NAV Online Számla-regisztrációjával – “bekösse”számlafiókját a NAV-hoz.

A fenti folyamat egyáltalán nem egyszerű, bár a legtöbb online számlázó igyekszik minél jobban elmagyarázni a lépéseit, sőt a NAV is bemutató videót készített a regisztrációról – biztosan okoz némi fejtörést az ezzel foglalkozó könyvelőknek, cégtulajdonosoknak. A NAV annyi türelmi időt ad, hogy szeptember 30-ig nem szab ki büntetést – de csak abban az esetben ha a mulasztást elkövető vállalkozás már regisztrált a NAV Online Számla rendszerében. Ezt tehát mindenképpen meg kell tenni július 1-ig, ha nem akarunk büntetést fizetni.

A magyar piacon több online számlázó program közül lehet választani. Sőt, már olyan banki hátterű megoldásra is van példa, ami többet tud, mint egy számlázó program. Az első lépést az OTP Bankcsoport tette meg azzal 2016-ban, hogy létrehozta OTP eBIZ alkalmazását, ami a magyar piacon máig egyedülálló módon össze van kötve az OTP Bank számlavezető rendszerével. Az eBIZ-ből így nem csak kiállítani lehet e-számlákat, de banki átutalást is lehet indítani OTP-s vállalkozói bankszámla terhére. Másik egyedi funkciója az alkalmazásnak, hogy az eBIZ mintegy “számlafiókként” költségszámlák befogadására is képes. A bejövő számlákat átutalással akár kötegelten is ki lehet egyenlíteni – tehát több számla kifizetését egyetlen aláírással is jóvá lehet hagyni.

Egy egyszerű példával élve:

A könyvelő vagy pénzügyes munkatárs hozzáférést kap az eBIZ fiókhoz – egyébként korlátlan számú kolléga csatlakoztatható - bekészíti a tételeket a rendszerben, amit a vállalkozás vezetője egyetlen aláírással jóvá tud hagyni és el tudja indítani az átutalást. Aki havonta nagyobb mennyiségű számlát fizet ki/utal át, az tudja, hogy ez mennyivel lerövidítheti a rögzítéssel, utalással, engedélyezéssel töltött időt.

A banki integrációnak köszönhetően mind a bankszámlatörténetet, mind a bankszámlakivonatokat le lehet kérni a rendszerből, pdf és excel formátumban is.

Másik komoly előny, mely az említett banki integrációból fakad: az eBIZ-ből kiállított vevői számlákat és az OTP bankszámlánkra beérkező átutalásokat az eBIZ rendszere automatikusan összepárosítja, így könnyen nyomon követhető a számlák fizetettségi státusza anélkül, hogy excelekből és egyéb nyilvántartásokból kellene aprólékos munkával keresgélnünk a tranzakciókat. Azonnal látható, melyik vevőnk fizette már ki a számláját, és melyik esett késedelembe. A késedelmes vevőknek néhány kattintással fizetési emlékeztető is küldhető, ami megkönnyíti a behajtást is.

Nem elhanyagolható kérdés és szempont adataink biztonsága. Az eBIZ erre is nagy hangsúlyt fektet, szigorú banki biztonsági követelményeknek felel meg, hiszen a számlázáson felül bankkapcsolat esetén egyes banki tranzakciók kezelésére is alkalmas. Gondoljuk meg, a jövőben a vállalkozások szinte összes számla adata ezekben a rendszerekben lesz tárolva, felértékelve ezzel a biztonság kérdését.

Azon vállalkozás, mely az eBIZ alkalmazásban lévő funkciókat teljeskörűen kihasználja, tálcán kínálja könyvelőjének napi frissítéssel a könyveléshez szükséges adatokat és bizonylatokat egy rendszerben, így a könyvelőnk igazán hálás lesz, hiszen így akkor könyvelhet, amikor szeretne és ideje engedi.

A fentieket figyelembe véve érdemes mihamarabb online számlázásra váltani, mérlegelve a vállalkozások igényeit és a megspórolt idő mennyiségét is.