Eszközök és trükkök a jobb otthoni munkavégzéshez

Minden szervezet számára alapvető fontosságú, hogy folyamatos párbeszédet tartson fenn munkatársaival. Az erre lehetőséget biztosító kommunikációs berendezések szinte mindenütt elérhetőek.

A Cisco versenytársa, a Zoom is ajánl ingyenes videokonferencia szolgáltatást. Ebbe a körbe korlátlan idejű egyéni, illetve legfeljebb 40 perces és 100 fő részvételével bonyolódó csoportos konzultáció tartozik. Mindazok, akik most kezdenek otthonról dolgozni, a hackerek könnyű célpontjaivá válhatnak. Nem kétséges, hogy ezek a számítógépes bűnözők a kialakult helyzetben lehetőséget látnak bizalmas információk megszerzésére vagy online csalások elkövetésére.

Annak érdekében, hogy az információk titkosságát megőrizzék, a legtöbb vállalat egy virtuális magánhálózatot (VPN) hoz létre, amely titkosított kapcsolatot teremt a felhasználó számítógépe és vállalatának IT-rendszere között. Még a jó minőségű VPN-nel rendelkező vállaltoknak is szüksége lehet több felhasználói engedély vásárlására vagy szervere kapacitásának bővítésére, amennyiben a hálózatot mindenki egyszerre használja.

A személyes számítógép ellenőrzésének egy másik lehetősége, hogy távkapcsolatra alkalmas szoftver használunk. Adott esetben mindkét elem alkalmazható, ami biztonságos igénybevételt tesz lehetővé. Ha valaki otthonról dolgozik, célszerű ellenőriznie, hogy internet-kapcsolata megbízható-e. Elizabeth Stanley könyvelő azt tanácsolja: bárki, aki otthonról tervez dolgozni, legelőször arról bizonyosodjon meg, hogy otthoni szolgáltatója képes-e kapcsolódni a vállalati VPN-hez, mivel a különböző csomagok változó minőségűek. Ha a megfelelő kapcsolat esetleg nem teremthető meg, fejlesztésre vagy kisebb beruházásra (mobil hotspot vagy router) lesz szükség.

Bárki, aki különböző helyekről dolgozott be irodai kollégáinak, valószínűleg használt az interneten megosztott dokumentumokat. A Slack például egy biztonságos üzenetküldő platform, amely felajánlja a file megosztást, a videohívásokat Körülbelül tíz millió felhasználója van.

A Slack azt tanácsolja a karanténba kényszerült felhasználónak, hogy állítsanak be egy „Közlemények” csatornát, amelyet csak a menedzserek és az adminisztrátorok használhatnak a legfontosabb információk továbbítására. Ajánlja azt is, hogy az alkalmazás eszközrendszerét úgy állítsák be, hogy kollégáik tudják, mikor van a felhasználó a gép mellett. Javasolt az is, hogy az elképzeléseket inkább egy papíron vázolják fel és a telefonnal készítsenek róla egy felvételt, mintsem egy slide készítésével bíbelődjenek.

De a Slack csak egyike a sok ilyen alkalmazásnak. A Microsoft Team platformja más lehetőségeket is kínál. Az Office 365, Teams ingyenes változata akár 300 résztvevő számára kínál csatlakozási lehetőséget, csoportos videó és hangkapcsolat megteremtését, képernyő és dokumentum-megosztási szolgáltatásokat. A jelenlegi járvánnyal kapcsolatban felmerülő, szélesebb körű igények esetén a Microsoft hat hónapos ingyenes kísérleti csomagot ajánl, amely tartalmazza találkozók lebonyolítását, együttműködési és munkafolyamat-szervező megoldásokat. Hasonló szolgáltatás az Asana is, amely 2019 végén már 70 000 fizető ügyféllel rendelkezett.

Mi történik viszont akkor, ha az otthoni munka nem zavartalan?

Házi állatok, finom falatok, vagy akár a háztartási munka is elvonhatják a figyelmet a fizetett munkától. Nos, A Focusmate ilyen esetekben biztosít egy „számon kérő partnert”. Ez a partner egy másik, távoli számítógépen dolgozó személy, aki figyelemmel kíséri, hogy az otthon maradt munkavállaló valóban dolgozik-e. A két számítógép kameráját összekötik, és a viszonylag idegen partner a szükséges esetben szelíd figyelmeztetést küld. A vállalat állítja, hogy a módszer eredményes.

Ha mindez a technológia valakinek birtokába kerül, végül azon kezd gondolkodni, vajon vissza kell-e valaha is mennie az irodába. 

„A járvány-mizéria talán egyetlen előnye, hogy rászorítja a munkáltatókat: jobban rendezkedjenek be a rugalmas munkavégzésre” mondja Louise Halford. „Hosszú távon, közlekedési dugók vagy szennyeződési problémák esetén hasznos lehet.”