Minden alkalommal, amikor közgazdászok azon tanakodnak, miért alacsony a termelékenység, minden erőmet össze kell szednem, hogy ne kiabáljak közbe: „az értekezletek” - állítja a munkahelyi tanácsadó Stephanie Hare.
A telefonos és a videokonferenciák a legrosszabbak. Hosszú percek telnek el, mire sikerül rendezni a technikai problémákat, ellenőrizni, mindenki látja-e, mi olvasható a vetítővásznon és elcsendesíteni a jelenlévőket - teszi hozzá. És amint végül mindenki elhelyezkedik, valaki menthetetlenül berohan, elnézést kér a késésért és minden kezdődik előröl. Gyakran nincs előre elkészített napirend, könnyen adódik hát, hogy valaki úgy vesz részt egy értekezleten, hogy nem tudja, érdemben hozzá tud-e szólni az ügyekhez vagy jobban teszi, ha kivonul.
Az sem mindig világos, néhány résztvevő miért van jelen. Nézőként csak az időnket vesztegetjük, akkor, amikor értékesebb dolgokkal is foglalkozhatnánk – például munkával. És ha a végén senki sem ért egyet a „cselekvési terv” egyetlen pontjával sem, azon gondolkodva hagyhatod ott az értekezletet, hogy mi is történt életed azon órájában, amit soha sem kaphatsz vissza.
Nem csoda, hogy Elon Musk, a Tesla és a SpaceX vezérigazgatója a közelmúltban arra szólította fel kollégáit: azonnal hagyják ott az értekezletet, amint nyilvánvalóvá válik, hogy nem születik előrelépés. „Nem udvariatlan dolog távozni” magyarázta. „Az az udvariatlan, ha valakit fenntartunk és pocsékoljuk az idejét.”
Tart a rossz értekezletektől az Amazon főnöke, Jeff Bezos is, aki egy teljes kármentési stratégiát dolgozott ki.
- Kerüli a délelőtt 10 óra előtti értekezleteket, mert úgy érzi, hogy alkotó ereje akkor még nem teljes
- Csak rövid értekezleteket tart és csak annyi résztvevővel, akiket két pizzával vendégül láthat
- Megtiltotta a Powerpoint használatát
Az értekezletek előtt Bezos azt várja el, hogy vezetőtársai egy lényeget tartalmazó előterjesztést készítsenek. Az előterjesztéseknek teljes mondatokat, igéket és főneveket kell tartalmazniuk, nem csupán címszavakat.
El tudom képzelni, mennyire idegesítő lehet ezt hallani: egy Bezos-értekezleten senki sem tarthat beszédet. Az első 30 percben csend van, az előterjesztéseket kell olvasni, mert Bezos tudja, hogy a vezetők képesek tizenévesek módjára viselkedni: bármiféle felkészülés nélkül érkeznek az értekezletekre.
Ugye ismerős ?
Egy értekezlet még akkor is rosszul sülhet el, ha van előzetesen kiküldött napirend, a résztvevők köre jól meghatározott és a végén egyetértés van az elvégzendő feladatok tekintetében is. Problémát okozhat, ha nem sikerült mindenkit meghallgatni.
Ez nem csak rossz modor jele lehet – ez hibás vezetési módszer. Lehet, hogy zárkózottabb kollégáinknak erőszakosabb társaikkal szemben nincs kedve, vagy inkább energiája bekapcsolódni a vitába. A kutatások pedig egybehangzóan azt mutatják, hogy a nőket az értekezletek során gyakran félbeszakítják vagy akár figyelmen kívül is hagyják.
Ezért annak érdekében, hogy az értekezletek jobban sikerüljenek, Stephanie Hare a következőket javasolja
Amikor kérdésekre és észrevételekre kerül sor, az értekezlet vezetője először a nőket kérdezze meg. Ez azért célszerű, mert a kutatások azt mutatják: ha egy értekezleten egy nő kérdez először, valószínűleg hozzászól a többi nő is. És hölgyeim, amikor megnyílik a lehetőség, éljetek vele.
Teremtsen lehetőséget a csendesebb kollégáknak is hozzászólni, előzetesen megkérdezve tőlük, hogyan szeretnének véleményt mondani. Sok évi tapasztalat alapján ígérem, sok ötletük lesz.
Önmagunkat is elszámoltathatónak kell tekintenünk. Ha komolyan hisszük, hogy egy értekezlet az időnk ésszerű felhasználása, ellenőrizzük azt le kollégáink körében.
Végül, ne vegyük személyes sértésnek, ha valamelyik kollégánk értekezlet közben távozik. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy unalmasak vagyunk – csak azt, hogy ők már hozzátették a megoldáshoz, amit tudtak.
