Jelentősen megváltozott az iroda funkciója a koronavírus miatt

Mit hozott a COVID az irodapiacon: hogyan hatott az irodák kialakítására és helyhasználtara?

A járvány kitörése előtt több cég fogott bele a meglévő irodatér csökkentésébe, melyet a költséghatékonyság mellett azzal indokoltak, hogy a rendelkezésre álló tér nincs kihasználva, így van mód szűkülésre. Tavaly januárban kezdtünk dolgozni a Novartis bérleményén, amely vírustól függetlenül is szűkült: az ott dolgozók számához képest csupán 70% munkaállomást terveztek, a fennmaradó helyre pedig tárgyalókat, lounge-t, kollaborációs tereket szántak. A vírus érkezése után egyedi struktúrában kezdtek gondolkozni, ami a szervezetben egyedülálló módon segíti a munkavállalók jövőbeli munkáját. Nyárra ők is levonták a kényszerű otthonról dolgozás tanulságait. Eszerint a legtöbb munkafolyamat otthonról is végezhető, az irodának az új normálban két fő funkciója van, a csapatépítés, a csapat összetartása, a másik pedig személyes tárgyalások, találkozók szervezése. A fókuszált munkavégzés otthon zajlik:

a COVID kezdete óta átlagosan heti 2,5 napot töltenek a dolgozók home office-ban.

Aki nem tudja megoldani, annak szintén biztosítva van a fókusz zóna az irodán belül.

Milyen megoldás mellett döntött végül a Novartis?

Az új munkanormál érkezésével a Novartis felmérések és elemzések után újraosztotta a teret. Kevesebb munkaállomás mellett három zónát alakítottunk ki az irodában. Az egyik az úgynevezett „Tribe zone”, ahol nagyobb csapatok dolgozhatnak együtt: egy nyitott, de különálló rész tárgyalóval, lounge-al és informatikai háttérrel. Emellett létrehoztunk egy flexibilis zónát, ahol bárki leülhet, stb. Nagyobb hangsúlyt kapott az átrendezhetőség: a bútorok gurulóval, állvánnyal vannak felszerelve, melyeket ha szükséges, csak áttolnak máshová anélkül, hogy a padlón vagy a mennyezeten átalakítást kellene végezni.

A fokozott koncentrációt igénylő feladatok elvégzésére is van lehetősége annak, aki nem tud otthon nyugodtan dolgozni. Az átalakítások eredményeképpen az eredetileg tervezett terület mindössze 70%-át használják.

Mi a legjelentősebb különbség a korábbi évek iroda dizájnja és az új normál irodái között?

Különösebben új igények nincsenek, csak másképp vannak összeállítva.

A rugalmasság és a multifunkcionalitás sokkal nagyobb hangsúlyt kapott.

Fontos, hogy az irodák könnyen átalakíthatók legyenek, például egy asztal áthelyezésével vagy egy gurítható  képernyő felállításával tarthassanak egy prezentációt. A korábbi évek kialakításával összevetve ma sokkal több a „soft seated”, lounge terület, ahol kényelmesen, informális beszélgetéseket tudnak a dolgozók folytatni elősegítve az egymástól immár távol dolgozó kollégák kapcsolatát és kollaborációját, a szociális elszigetelődést csökkentve.

Mekkora fejtörést okoz a tervezőknek, hogy kisebb területtel kell dolgozni?

Elég komolyat. A menedzsmentnek kell döntenie arról, hogyan tervezik a jövőt. Szükség van még egy átfogó elemzésre, mely során felmérjük, hogyan dolgoznak (együtt) az egyes divíziók, az adatokkal lehet ugyanis alátámasztani a döntést.

Egy másik ügyfelünk, a Vodafone Voice Szolgáltató Központja 12 ezer négyzetméterről szűkül 4600 négyzetméterre. Eddig is nagy léptékű volt az iroda, volt tér az optimalizálásra – a heti 2-3 napos home office és a felmérések eredményeivel sikerült alátámasztani ezt. Az átalakítás fő elvei itt is megegyeznek az előbb említettekkel: a kollaboráció nagy hangsúlyt kap.

Beszélhetünk irodaterület csökkentési trendről a koronavírus hatására?

Általánossá vált, hogy csökkentik a területet és változtatnak a kialakításon.

A tevékenység alapú dizájn térnyerése is jól látható. HR szempontból érdekes hozadéka van a fenti trendnek: a területcsökkentés sok szervezeti átszervezéssel jár. Több vállalat most értette meg, hogy a munkát hatékonyan el lehet elvégezni otthonról is. Olyannyira, hogy úgy döntöttek, hogy kiemelt figyelmet időt és pénzt is áldoznak arra, hogy egy megfelelően elvégzett munkatér analízissel optimalizálják aktuális szervezeti felépítésüket.

A kisebb területek tervezése jóval nagyobb figyelmet igényel a mi részükről is: át kell látnunk az összefüggéseket, pontosan értenünk kell, hogy dolgoznak együtt a különböző egységek. Sokkal inkább el kell mélyülnünk a feladatban és kidolgoznunk, hány fő mit, milyen rendszerességgel, stb. használ.

A másik egyértelmű trend az otthoni munkavégzés. Az otthonok zöme viszont nem feltétlenül alkalmas fókuszált munkavégzésre. Várható, hogy a cégek ebben is támogatják dolgozóikat?

Eszközöket biztosítanak és talán bútorokat is, de téralakításra nem volt eddig igény.

Az irodákban a tervezés szempontjai a koronavírus megjelenése előtt a szervezet-eszköz-emberek halmazra épült. A járvány miatt a képletből kiestek az emberek, maradt a szervezet és a struktúra. Az emberek szétszóródtak, ezért az iroda funkciója is megváltozott:

a munkavégzés helyszíne helyett a közösség fenntartása és építése az irodák legfontosabb feladata ma.

Kell, hogy találkozzanak és lássák egymást, így tarható fenn egy egészséges csapatszellem. Az otthoni környezetben sokan hatékonyabban tudnak dolgozni, de ergonómiai (nincs megfelelő szék, íróasztal, elég hely, stb.) szempontból az otthoni munkavégzés kevésbé előnyös.

Annak ellenére, hogy kevesebb a munkahelyen eltöltött idő, az iroda, a cég imidzsének egyik fő eleme, nem veszít fontosságából. Inkább felértékelődik, ha szocializálódni mennek be az emberek.

Ha az irodai környezet jó és az jól felszerelt, akkor kellően vonzó marad.

Egy jól összeszervezett csapatmunka után az emberek maradnak kávézni és beszélgetni egy kollégájukkal. Amikor bent vannak, a munkavégzés és értékteremtés nem áll meg, csak éppen más helyszínen és más eszközökkel folytatódik.