A nyereségesség megerősítése lehet a kulcs a válságra való felkészülésben

Az Opten céginformációs szolgáltató szerint a 2008-11-es válságban nem azok mentek tönkre, akiknek nagy volt az eladósodottságuk, vagy kicsi az árbevételük. A bedőlési ráta ezeknél a mutatóknál sokkal szorosabb kapcsolatot mutat az árbevétel arányos eredménnyel, azaz a cégek nyereségtermelő képességével. A társaság 370 ezer 2007-ben működő, és mérleget leadó cég adatai alapján arra jutott, hogy az alacsony – 1 százalék alatti – profitráta semmivel sem bizonyul jobbnak, mint a negatív, azaz a veszteségesség. A veszteséges és az alacsony jövedelemtermelő képességű cégek körében a bedőlési ráta egyaránt 9-9,5 százalék volt, efölött azonban nagy ugrás következik be. Az 1 és 10 százalék közötti eredményt elérőknél a bedőlés már csak 5 százalékos, az ennél jobbaknál pedig már csak 3 százalék.

A válságra való felkészülés a jövedelemtermelő képesség megerősítésével kezdődik, ezt pedig már lassuló növekedés közepette is érdemes végrehajtani. A gyors növekedési szakaszban mindenki a bővülés és a piacszerzés lehetőségét keresi, akár eladósodás árán is, ilyenkor szoktak többletfeladatok, új funkciók, úgy termelő egységek, boltok és eszközök megjelenni a cégekben, de kevés idő marad ezek integrálására. Ez azonban a hatékonyság rovásár megy, ezért kell a már a lassuló növekedési szakaszban megerősíteni a hatékonyságot, és rugalmassá tenni a szervezetet.

Az első lépés a céges folyamatok pontos leírása.

„Minden céget el lehet képzelni egy üzemként, bár a szolgáltatóknál nem egy konkrét termék halad végig soron, hanem az ügyféligények, illetve azok képviselője, azaz maga az ügyfél” – mondja Leskó Norbert vállalkozásfejlesztő, a MiniCRM tulajdonosa.

Még egy kreatív ügynökségnél – ahol aztán tényleg minden ügyfél egyedi – is vannak jól leírható folyamatok (logó, arculat, szlogen, kreatívok, képek, hangok, felület foglalás), amelyeknek van egy logikus sorrendje, és minden szakaszhoz munkaerő, forrás, kapacitás, határidő és felelős rendelhető.

Leskó szerint a folyamatok precíz leírása minden automatizálási törekvés, rendszerbevezetés alapja, de a legtöbbször már önmagában az, hogy ez megvan is megerősíti a jövedelemtermelő képességet. Ahol ez megtörténik, ott mindenki pontosan tudja, mi a dolga, mettől meddig kell eljutnia. Ezzel megszűnnek az ad hoc jellegű munkák, amelyek leterhelik az egész szervezetet. Mindenki ismeri azt az érzést, hogy mások helyett dolgozik, olyan munkát végez, amihez nem ért, vagy olyat, amit nála sokkal képzetlenebbek is megcsinálhatnának. A vezetők számára sem ismeretlen napi szintű tűzoltás, vagy a vállalati hierarchiában túl magasra emelkedő döntések sokasága, amik megakadályozzák őket abban, hogy tényleg a cégvezetéssel foglalkozhassanak.  

Munkaügyi szempontból további előnyt jelent, hogy a munkafolyamatok, és vele az emberek teljesítménye is mérhetővé válik. Nemzetközi kutatások igazolják, hogy a válságból azok a cégek tudtak megerősödve kikerülni, amelyek nem alkalmazták a klasszikus fűnyíró szerű leépítéseket.

„Ahol nem jól működnek a folyamatok és azok dokumentálása, ott minden távozóval elveszik a céges tudás egy darabja is, szakértelem, ügyfélkapcsolatok, vevők vagy beszállítók ismerete, amit később nagyon nehéz pótolni” – mondja Leskó Norbert.

Ezzel szemben ott, ahol a munkaerő rugalmas átszervezésével operáltak, ott nőtt a munkavállalói elkötelezettséget, ami aranyat ér akkor, amikor alig lehet embert találni a piacon. De a folyamatok ismerete és dokumentálása segít abban is, hogy az emberek a cégen belül átképezhetők legyenek, hiszen jól kidolgozott feladat leírásokkal könnyen átadhatók a munkakörök, és az emberek rotálása sokszor segít a vállalaton belüli kommunikációban, és jól hat a kiégés jelensége ellen is.

A folyamatok leírása segít az ügyfélkezelésben is. A karácsonyi időszakban rengeteg problémánk adódik különféle online megrendelt termékekkel, a kiszállítással, és visszatérő tapasztalatunk, hogy kétszer-háromszor el kell magyaráznunk a problémánkat, mielőtt egyszer választ kapunk rá. Leskó szerint ez azért van így, mert nem egy folyamat szereplői vagyunk, hanem egymástól független szervezeti egységek dobálnak bennünket, mint a forró a krumplit. Nem kérdés, hogy ezzel ügyfeleket lehet egy életre elveszíteni.

Ezzel szemben egy jó ügyfélnyilvántartási rendszer mindezeket a problémákat orvosolja, hiszen bármilyen ponton is jelentkezzen be az ügyfél a cégnél, minden ott ülő céges szereplő előtt megjelenik, hogy ki a k vagyunk, mi a bajunk, és az is egyből világossá válik, hogy ki az, aki a problémánkat megoldhatja. Ez pedig erős ügyfélkötődést alakíthat ki, ami a válság idején felértékelődik, hiszen a fogyasztónál akkor válik igazán húsbavágó kérdéssé, hogy mit hol vásárol meg, amikor laposabb a pénztárcája.