Így spórolhat a számítógépes licencdíjakon

Mennyire vannak tisztában a magyar vállalatok a licencgazdálkodással? Igaz-e, hogy sokszor azt sem tudják, milyen programokat használnak a munkahelyi számítógépeken?

Ma már egyre gyakrabban találkoznak a hazai cégek is a nagy nemzetközi szoftvergyártók – mint például a Microsoft, az IBM, az SAP vagy az Oracle – auditoraival, akik ellenőrzik a szoftvereik jogszerű használatát.

A szoftvergyártók ugyanis egyre intenzívebben védik a szellemi tulajdonhoz fűződő jogaikat, és ezt a végfelhasználói szerződések biztosítják számukra.

Egy ilyen audit hosszadalmas lehet, és ha nem megfelelően használt termékeket találnak, annak anyagi vonzata is lehet. A mi feladatunk megmondani az ügyfeleinknek, hol van alul-, illetve túllicencelés, van-e eltérés a megállapodásokban rögzített és a valós szoftverhasználat között.

Ezek szerint az is baj, ha nincs elegendő licenc, és az is, ha feleslegesen vásárolt meg a cég bizonyos szoftvereket?

Sokba kerülhet, ha egy cég olyan szoftvert használ, amelyhez nem vásárolta meg a megfelelő jogosítványokat, és az ellenőrzés során ez kibukik. De az is pénzkidobás, ha feleslegesen vett meg szoftvereket.

Nem könnyű dolog a szoftvergazdálkodás, sokszor vékony határmezsgyén kell egyensúlyozni, hogy egy vállalat ne vegyen se többet, se kevesebbet, mint amennyit feltétlenül szükséges.

Ráadásul a világ is gyorsan változik: minél több számítógépe van a cégnek, annál jobban oda kell figyelni ezekre. Kisebb, néhány tízfős vállalkozás esetében egy informatikai szakember még elboldogulhat a feladattal, de néhány százfős vállalatok esetében ez már nem működik tudatos gazdálkodás nélkül.

Tapasztalataik alapján melyek a leggyakoribb hiányosságok?

Általában akkor keres meg minket az ügyfél, amikor már sejti, hogy valami nincs rendben nála. Nagyon sokszor önmagában nem is a telepítéssel van baj, hanem azzal, hogy hányan használják az adott szoftvert.

Tegyük fel, hogy egy cég egyszerre megvesz száz szoftvert, és az informatikus elkezdi azokat telepíteni a gépekre, ám nem rendelkezik azzal az információval, hogy túllépte-e már a százat vagy sem.

De nemcsak növekedhet, csökkenhet is ez a szám: amikor egy munkatárs elhagyja a céget, akkor a számítógépe raktárba kerülhet, vagy átadják másnak, aki esetleg saját szoftvereket telepít fel. Ezekből már kialakulhat az eltérés a valódi licenchasználat és a szerződés között. Különösen a nagyvállalatoknál figyelhető meg az a probléma, hogy a szerveroldalon – ahol a nagyvállalati alkalmazások futnak – nagyon megnő a különféle nyilvántartások, adatbázisok felhasználóinak száma.

Hogyan lehetséges ennyi felhasználói növekedés?

Például az egyik ügyfelünk SAP-ban tartotta nyilván a raktárkészletét, s megengedte a viszonteladó partnereinek, hogy hozzáférjenek az adatbázishoz, hiszen így időben tudtak rendelni, ha valamiből hiány mutatkozott. Igen ám, de a felhasználói szám így megemelkedett, miközben nem fizetett több licencdíjat. Ha a szoftvergyártók becsöngetnek egy ilyen céghez, néhány kérdésből rájönnek, hogy itt valami nem stimmel, és be tudják bizonyítani, hogy megnövekedett a felhasználói szám, miközben a cégnél nem dolgoznak többen.

Ezt nem is tartjuk tudatos vállalati hibának, hiszen nem várhatjuk el egy informatikai vezetőtől, hogy mindent fejben tartson.

A nagy cégeknél ezért lehet szükség egy külön szoftvergazdálkodási csapatra. Egyébként mi is tartunk úgynevezett LicencAkadémiákat, ahol tudatosítjuk a résztvevőkben, hogy figyeljenek arra, milyen szoftvereket használnak, illetve, ha van olyan, amire nincs szükség, azt távolítsák el a gépekről. Sok pénzt lehet ezzel megtakarítani: az eddigi rekordunk másfél milliárd forint egy adott szoftvergyártóra vonatkozóan.

Kisebb cégek is megengedhetik maguknak a szoftverátvilágítást? 

Egy bizonyos méretig igen. Ugyanakkor mi tanácsadók vagyunk, és számunkra egy ezer számítógépes cég felmérése majdnem ugyanannyi munkát jelent, mint egy száz számítógépes vállalat vizsgálata. Úgy gondolom, hogy a kisebbek számára az lehet járható út, ha nem veszik meg az összes szolgáltatásunkat. Mindenesetre akadnak olyan esetek, amikor számukra is nagyon kézzelfogható előnnyel jár a munkánk:

volt olyan kisebb, 10-20 számítógéppel rendelkező játékfejlesztő ügyfelünk, aki nagyon drága szoftvert használt, és segítettünk neki abban, hogy csökkentsük az ezzel kapcsolatos költségeit.

De az ügyfeleink között tudhatunk olyan 100-120 számítógépes céget, amely a szoftvervagyonához képest arányaiban sokat fizet a tanácsadásért, mert az anyavállalata német, és számára fontos a prudens működés. Nyilván egy MOL-hoz hasonló méretű óriásvállalatnál már egészen kis százalékát teszi ki a szoftvervagyonnak a tanácsadói munkadíj, miközben egy kis átalakítás is már rengeteg megtakarítást hozhat.

Nemzetközi összehasonlításban hogyan állnak a magyar cégek a legális szoftverhasználat terén?

Ma már nem jellemző a vállalatokra – különösen a nagyobbakra –, hogy tudatosan használnának bizonyos esetekben nem legális szoftvereket. Az a tapasztalatunk, hogy mindenki igyekszik összhangba hozni a licencjogosultságait a tényleges telepítésekkel, egyetlen informatikai vezető sem kívánja ily módon  kockára tenni a karrierjét.

Egyébként a világon mindenhol hasonló problémákkal szembesülnek az ügyfelek, és általában a cég méretéből adódnak a nehézségek, nem pedig abból, hogy csalni akarnának.

Senki sem akarja megkockáztatni a büntetést, ami sokszor abban testesül meg, hogy a további licencvásárlásoknál nem kap annyi kedvezményt, vagy visszamenőleg kell fizetnie olyan támogatásért, szolgáltatásokért, amelyeket soha nem akart használni.